« un outil, c’est d’abord un modèle de données »
Gestion des donnéesSolutions
Construire un outil, quand rien du marché ne convient
Un arbitrage écrit avant le devis : acheter ou construire. Puis des lots livrés à périmètre fixe, chacun recetté et arrêtable.
Le déclencheur
Vous êtes concerné si…
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Un tableur partagé fait tourner une partie de l’entreprise, et sa formule la plus importante n’est documentée nulle part.
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Deux logiciels ne se parlent pas, et quelqu’un recopie des lignes de l’un vers l’autre chaque semaine.
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Le logiciel que vous payez fait tout, sauf précisément ce dont vous avez besoin.
Le calcul que personne ne vous propose de faire
Comparer un abonnement à un développement demande de mettre les deux sur cinq ans, pas sur un an. Côté abonnement : le prix par utilisateur multiplié par le nombre réel de personnes qui s’en serviront, la hausse annuelle prévue au contrat, les modules facturés à part, et le temps passé à contourner ce que l’outil ne fait pas. Côté construction : le développement, l’hébergement, la maintenance et les évolutions. Le calcul penche souvent vers l’abonnement, et c’est très bien. Il penche vers la construction quand les utilisateurs sont nombreux, quand le contournement coûte des heures chaque semaine, ou quand le processus concerné est précisément ce qui vous distingue.
Ce qui coûte cher, et ce n’est pas le code
Le code n’est pas le poste le plus lourd d’un outil interne. Ce qui coûte, c’est de découvrir tard que le processus décrit en réunion n’est pas celui qui se pratique. Les gens racontent la version officielle ; la version réelle contient des exceptions, des accords tacites et un fichier parallèle que personne ne mentionne. Un cadrage sérieux va donc voir sur place : il suit une commande, un dossier, une facture, du début à la fin, avec les personnes qui les traitent. Ce que ce relevé coûte en jours, il l’économise en avenants. C’est aussi lui qui révèle, parfois, qu’il n’y a rien à construire — seulement deux outils à faire se parler.
Commencer par le lot qui sert dès lundi
Un projet qui livre au bout de huit mois est un pari. Un projet qui livre un premier lot utile au bout de quelques semaines est une conversation. Ce premier lot n’est ni une maquette ni un prototype : c’est une part du travail réel, en production, utilisée par de vraies personnes sur de vraies données. Il apprend en deux semaines ce qu’aucune réunion n’aurait dit, et il vous donne un droit précieux : celui de vous arrêter là si la valeur n’est pas au rendez-vous. Chaque lot suivant a son périmètre écrit, ses critères d’acceptation et son prix. Vous décidez à chaque palier, y compris de ne pas continuer.
Ce qui fait varier le prix
Trois facteurs dominent. Le nombre d’écrans et de rôles : un outil que tout le monde utilise de la même façon n’a rien à voir avec un outil où chaque service voit autre chose, avec ses propres droits. Les intégrations : tout dépend de ce que l’autre logiciel expose — une interface documentée, un export nocturne, ou rien — trois coûts différents. La reprise de l’existant enfin, selon son état. Chaque lot porte son propre prix, arrêté sur un périmètre écrit avant sa construction : vous engagez un lot à la fois, jamais le projet entier. Et quand le calcul du premier chapitre penche vers l’abonnement, il n’y a rien à chiffrer.
Périmètre
Ce qui est compris, et ce qui ne l’est pas
Ce que comprend la prestation
- Je décris le processus tel qu’il se déroule vraiment, pas tel qu’il devrait, puis j’écris l’arbitrage entre acheter et construire avant de chiffrer.
- L’outil se construit par lots à périmètre fixe : chacun part en production, se recette sur des critères écrits, se facture et peut s’arrêter là.
- Je raccorde vos systèmes existants, j’automatise les recopies manuelles et je reprends l’historique de données.
- Vous recevez la documentation d’exploitation, le dépôt de code ouvert à votre nom, et un contrat de maintenance dont le contenu est écrit.
Ce que ça ne comprend pas
- Devenir éditeur de votre logiciel : il est le vôtre, pas un produit que je revends ailleurs.
- L’exploiter en votre nom : l’hébergement, les comptes et les données restent chez vous.
- Assurer le support de premier niveau auprès de vos utilisateurs, sauf accord écrit et facturé comme tel.
Déroulé
Comment ça se passe
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Cadrage du processus réel
Je suis le processus tel qu’il se fait, avec les personnes qui le font, contournements compris. L’écart entre le processus rêvé et le processus réel est ce qui fait dériver les projets.
Ce qui vous est remis
dossier de cadrage signé
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Arbitrage acheter ou construire
Les trois questions sont posées et la réponse est écrite, même quand elle conclut qu’il ne faut pas construire.
Ce qui vous est remis
note d’arbitrage écrite
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Architecture
Modèle de données, droits, historique, accès simultanés : ce qui sépare un outil d’un tableur partagé se décide ici.
Ce qui vous est remis
modèle de données et architecture technique
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Lots livrés et recettés
Chaque lot part en production et se vérifie sur des critères d’acceptation écrits avant sa construction, pas discutés après.
Ce qui vous est remis
lot en production et procès-verbal de recette
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Reprise, formation, maintenance
Reprise des données existantes, prise en main par les utilisateurs, documentation d’exploitation, puis un contrat de maintenance au contenu écrit.
Ce qui vous est remis
documentation d’exploitation et plan de maintenance
Preuves
Ce que vous recevez, et ce qui se mesure
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Le dossier de cadrage signé, qui fixe le périmètre et ce qui n’en fait pas partie.
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La note d’arbitrage acheter ou construire, avec le coût d’abonnement à cinq ans mis en face du coût de construction.
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Les critères d’acceptation de chaque lot, écrits avant, et le procès-verbal de recette signé après.
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L’accès au dépôt de code, à votre nom, avec son historique et ses tests automatisés.
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La clause de cession des droits et la clause de réversibilité, rédigées et signées, pas seulement évoquées.
Questions
Questions fréquentes
Combien ça coûte ?
Cela se répond après le cadrage, pas avant : un chiffre donné sur une description de quelques lignes est une fiction, et vous la paierez en avenants. Le cadrage est lui-même une prestation bornée, avec son prix et son livrable ; vous pouvez vous arrêter là et repartir avec le dossier. C’est la façon la moins chère de savoir ce que vous achetez.
Et si le projet dérive ?
Le découpage en lots à périmètre fixe existe pour cela : chacun est facturable et arrêtable, et un lot en production vaut mieux qu’un projet entier en cours. Ce qui n’était pas au périmètre devient un lot suivant, chiffré à part, jamais une rallonge silencieuse. Vous décidez à chaque palier si vous continuez.
À qui appartient le code ?
À vous si, et seulement si, la cession est écrite : payer une prestation n’emporte pas cession des droits, et l’article L131-3 du code de la propriété intellectuelle exige que chaque droit cédé fasse l’objet d’une mention distincte, avec son étendue, sa destination, son lieu et sa durée. Une clause « tous droits cédés » est jugée inopérante. Je conserve en revanche mes briques génériques réutilisables sous licence d’utilisation : c’est écrit et expliqué, pas caché. Le détail figure dans ce que vous récupérez si vous partez.
Que se passe-t-il si vous n’êtes plus disponible ?
Le code, les données et les comptes sont chez vous, documentés, sur des technologies standard : un autre prestataire reprend sans rien vous redemander. Une clause de réversibilité organise au contrat la restitution des données, de la documentation d’exploitation et des sources. Pour un outil critique, un entiercement chez un tiers de confiance comme l’Agence pour la protection des programmes met le code sous séquestre et en ouvre l’accès en cas de défaillance.
Peut-on commencer petit ?
C’est la seule façon raisonnable de commencer. Un premier lot utile en production apprend plus sur le besoin réel que six mois de spécifications, et il coûte moins cher à corriger. L’industrialisation d’un tableur devenu critique est souvent la porte d’entrée la plus simple : le processus existe déjà, il ne lui manque qu’un modèle de données, des droits et un historique.
Et ensuite
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